Es posible que hayas oído hablar de una nueva directiva europea, la Directiva Whistleblowing, que va a obligar a habilitar canales de denuncias para comunicar irregularidades en el ámbito laboral sin temor a represalias. Puede que te preguntes si, cuando la ley entre en vigor en España (algo que ocurrirá en cuestión de meses), tu empresa estará obligada a tener uno. La respuesta es que probablemente sí.

En Marca Franca, a través de Canal Responsable, te recomendamos no esperar hasta el último momento para cumplir con esta normativa (la falta de este sistema interno de información puede acarrearte sanciones económicas importantes) y te explicamos en detalle por qué y cuáles son sus ventajas.

¿Qué es la Directiva Whistleblowing?

La Directiva Europea 2019/1937 de 23 de octubre, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, conocida como Directiva Whistleblowing (en referencia al término inglés whistleblower, que significa literalmente “el que hace sonar el silbato”), tiene que ver directamente con quienes denuncian irregularidades en su ámbito laboral. De hecho, la normativa comunitaria se ha desarrollado para facilitar este tipo de denuncias, proteger en todo momento a los alertadores o informantes de posibles infracciones, conductas indebidas o actos ilícitos que se produzcan en su trabajo y prohibir cualquier represalia contra ellos (amenazas, acoso, discriminación, despido, traslado, degradación). Se trata, por tanto, de una pieza clave dentro del cumplimiento normativo o compliance.

¿Y un canal de denuncias en qué consiste?

El canal de denuncias interno o canal ético es un sistema de alerta temprana que ayuda a combatir la mala administración de una empresa u organización pública o privada. Se trata de una herramienta fundamental que permite a los empleados y también a otras personas (proveedores, colaboradores u otros terceros vinculados a la entidad) informar confidencialmente sobre sospechas de mala conducta o comportamientos contrarios a la normativa legal vigente o a los principios, normas y políticas internas de la propia organización.

¿Quién está obligado a tenerlo?

Deben habilitar canales de denuncias las empresas con más de 50 trabajadores y también todas aquellas, independientemente de su número de empleados, relacionadas con infracciones del derecho comunitario en materia de servicios, productos y mercados financieros, prevención de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo, la seguridad de los productos y el transporte, la seguridad nuclear, salud pública, protección del medio ambiente, de los consumidores y de los datos. Además, las administraciones públicas del Estado, autonómicas y provinciales, los municipios con más de 10.000 habitantes, organismos y entidades públicas dependientes o vinculadas a alguna administración pública, las corporaciones de derecho público, las universidades públicas y la Casa Real.

¿Y a quién protege?

Como ya hemos comentado, la protección va más allá de los propios trabajadores. El canal puede recibir denuncias de proveedores, accionistas, autónomos que colaboren con la empresa, exempleados, becarios remunerados o no, personas que participan en procesos de contratación e incluso voluntarios.

¿Cómo funciona?

Un buen canal de denuncias ha de ser eficaz, confidencial y seguro. Su funcionamiento debe ser ágil, sencillo e intuitivo.

La nueva ley establece una serie de pasos para registrar y tramitar correctamente las denuncias internas:

• El canal debe proteger siempre la identidad del denunciante y estar diseñado bajo los criterios de seguridad y confidencialidad.
• Debe existir una persona o departamento imparciales a cargo de la recepción y seguimiento de la denuncia.
• La notificación al denunciante del acuse de recibo de la denuncia debe darse en un plazo de 7 días.
• Se valora la admisión o inadmisión a trámite de la denuncia y, si es admitida, comienza el proceso de investigación con el fin de esclarecer los hechos denunciados. Se recabará el testimonio del denunciante, el denunciado y posibles testigos.
• El informe final con la resolución no puede superar los 3 meses.
• Si se demuestra que los hechos denunciados constituyen una actuación contraria a la normativa legal o interna de la entidad, se procederá la aplicación de una sanción.
• El procedimiento incluye, si fuera necesario, información expresa y clara ante las autoridades competentes.

¿El canal digital es el más adecuado?

Este es un factor a tener muy en cuenta. Algunas empresas creen que con solo habilitar una dirección de correo electrónico para canalizar las denuncias es suficiente. Pero no están cumpliendo la normativa. Un correo electrónico no se puede encriptar bien y los mensajes pueden ser leídos o manipulados por personas no autorizadas, por lo que los datos no están protegidos. Tampoco se hace un seguimiento y gestión de los casos. Todo sumado generará desconfianza en los denunciantes, por lo que, muy probablemente, aunque haya irregularidades, nadie informará sobre ellas.

Los canales digitales de denuncias, sin embargo, son aplicaciones web cuya ventaja principal es la seguridad del denunciante al garantizar su completo anonimato, clave para que los trabajadores se atrevan a denunciar. Todos los datos están siempre protegidos y almacenados de forma privada y fiable. Y, además, permiten adjuntar archivos, textos e imágenes como evidencias.

Es el caso del software de Marca Franca, Canal Responsable, una plataforma segura y anónima, con un estricto sistema certificado de protección de datos y seguridad informática, fácil de usar y asequible, que cumple con todas las garantías legales. Disponible las 24 horas los 7 días de la semana, se trata de una aplicación muy intuitiva, que se adapta al tamaño de cualquier empresa y personalizable en función de las necesidades, pudiendo especializarse en aspectos concretos como, por ejemplo, los protocolos de acoso.

Por ello es importante contar con un canal de denuncias desarrollado por un proveedor experto en Compliance, ya que asegura la correcta adecuación del sistema a las normativas vigentes y permite disponer de asesoramiento profesional para detectar infracciones y evitar así riesgos penales, económicos y daños a la reputación de la empresa u organización. Canal Responsable protege a trabajadores y minimiza riesgos a un coste mínimo, de forma práctica y eficiente.

¿A partir de cuándo es obligatorio tener un canal de denuncias?

El 17 de diciembre de 2021 era la fecha fijada para la transposición de la directiva europea a nuestra legislación, pero España, al igual que otros Estados miembros, no adoptó la normativa a tiempo y fue expedientada. En marzo de este año se presentó el anteproyecto y en septiembre se aprobó el Proyecto de Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Así, las administraciones, empresas y entidades obligadas a contar con un sistema interno de información deberán implantarlo en el plazo máximo de 3 meses a partir de su entrada en vigor. Como excepción, las empresas de entre 50 y 249 trabajadores y los municipios de menos de 10.000 habitantes tendrán un período de transición de un año, hasta diciembre de 2023.

¿Qué sanciones contempla?

El incumplimiento de esta ley conlleva sanciones económicas, clasificadas como leves, graves o muy graves, en función de la infracción: desde vulneraciones de la confidencialidad en los canales de denuncia hasta la adopción de represalias y, por supuesto, no tener en funcionamiento el canal de denuncias. En el caso de las personas físicas, las multas van hasta los 10.000 euros (leves), los 30.000 euros (graves) y los 300.000 euros (muy graves). En cuanto a las personas jurídicas, van hasta 100.000 euros (leves), 600.000 euros (graves) y 1.000.000 de euros (muy graves). Esta última sanción es la que se aplicará a las administraciones o empresas que tomen medidas en contra de personas que alerten de alguna irregularidad. También se multará a quien presente, a sabiendas, una denuncia falsa.

En conclusión, a pesar de que el whistleblowing en el ámbito laboral es bastante reciente en España, resulta fundamental si quieres cumplir con la ley protegiendo a tu empresa y a tus empleados, si quieres impulsar la cultura de “alzar la voz” y si quieres reforzar tu imagen de organización ética y responsable. Tu canal de denuncias, sin embargo, solo tendrá éxito si los trabajadores confían en él. Para ello, deberás optar por uno que gestione cada caso de manera profesional, sensible y eficiente.